理事会は、毎月の会議が円滑に運営されるように、さまざまなツールを使用し、Apacheプロジェクト全体のボランティアに依存しています。これは、毎月の理事会に至る典型的なタイムラインとプロセスに関するガイドです。
当社のPMCレポートガイドは、プロジェクトの四半期ごとの理事会レポートに記載すべき内容と、レポートを提出する方法について説明しています。執行役員およびプロジェクト以外の役員（VP-InfraやVP-Legalなど）は、毎月、社長または理事会に独自のレポートを提出することに注意してください。
理事会は電話会議（およびバックチャネル用のIRC）で会議を開催し、通常約1時間半続きます。会議は公開された議題に沿って行われ、議長または関連する役員が議論を主導します。ApacheメンバーとPMC議長は、いつでも毎月の理事会に参加できます。
目次
理事会は、すべてのApacheプロジェクトを含む、ASF全体の運営を監督する責任があります。この監督は、企業運営を担当する役員が月次レポートを提出し、各Apacheプロジェクトがプロジェクトのコミュニティと技術的ステータスに関する四半期レポートを提出することにより行います。
運営役員は、ブランド、広報、法務、インフラストラクチャなど、担当する運営分野に関する月次レポートを社長に提出します。社長は、ASFの日々の運営に関するまとめレポートを理事会に提出します。
いくつかの理事会委員会や他の企業VPは、理事会に月次レポートを直接提出します。
すべてのApacheプロジェクトのPMCメンバーは協力して、四半期ごとのプロジェクトレポートを提供します。ASFの副社長でもあるPMC議長は、レポートが実際に理事会アジェンダに提出されるようにする責任があります。
理事会会議中、理事会議長が会議を主導し、書記がメモを取り、出席や投票のために点呼を取ります。取締役は、さまざまなレポートについてコメントしたり質問したりする場合があります。書記は、会議後、プライベート@メールで正式な質問を関連する役員またはPMCに指示します。
書記は、承認された理事会議事録を公開するプロセスも管理します（通常は翌月）。
月次会議の直後、書記は理事会による後日のレビューと承認のために、会議議事録の草案をチェックインします。理事会議長は、会議中に実施された正式な措置の概要である「ASF理事会会議概要」をすべてのコミッターに送信します。書記は、レポートに関するコメントを送信し、新しい役員を歓迎します。詳細については、以下の「閉会」を参照してください。
前月の会議の数日後、次（今月）の会議のアジェンダが組み立てられ、コードリポジトリにチェックインされます。理事会アジェンダと会議議事録はすべて、書式設定されたテキストファイルに保存されます。これにより、パワーユーザーはコマンドラインで編集できますが、Whimsyアジェンダツールを使用して、アジェンダをよりユーザーフレンドリーに表示することもできます（Apacheログインが必要です）。
次に、次回の会議のレポートの締め切りについて、すべてのPMCにリマインダーが送信されます。Apache PMCの分散型で完全にボランティアである性質を考えると、早期のリマインダー（およびフォローアップ）が役立ちます。プロジェクトは通常、3週間前から数時間前までの間に（取締役がレビューするのに十分な時間がない場合は受け入れられない可能性があります）、メーリングリスト経由およびWhimsyにチェックインすることにより、理事会にレポートを提出します。
Apacheインキュベーターには、特別なリマインダープロセスがあります。インキュベーター内のすべてのPodlingが独自の四半期レポートを提供することが期待されているため、独自のリマインダーが送信されます。次に、インキュベーターPMCは、関連するPodlingの四半期レポートをレビューおよび集計し、Podlingメンターが承認するか、追加のコメントを追加できるようにしてから、毎月理事会に全体レポートを提出します。
毎月、取締役は、その月の会議のPMCレポートのセットの「シェパード」になるようにランダムに割り当てられます。シェパードは、割り当てられたPMCのレポートに特別な注意を払い、レポートが期限内にアジェンダに含まれていることを確認し、理事会からのフィードバックをそのPMCに伝えるのを手伝います。これにより、70件以上のプロジェクトレポートがすべて提出され、フィードバックが後で確実に処理されるように、分散型チェックアンドバランスを行うことができます。
多くのPMCレポートは、会議の約1週間前にアジェンダに含まれているため、一部の取締役はアジェンダのレビューを開始し、レポートを事前承認するか、レポートにコメント/質問を提供します。取締役が特定のレポートについて懸念がある場合、会議中の議論のためにアジェンダで「フラグ」を立てます。これは、シェパードがPMCが実際に完全なレポートを提出したかどうかを再確認し、遅れているPMCに直接メールを送信することがよくあります。
会議の遅くとも48時間前までに、理事会はアジェンダが確定することを期待していますが、レポートの提出が遅れることもあります。会議の2〜3日前には、ほとんどの取締役がアジェンダ全体をレビューし、提出されたすべてのレポートについてアジェンダで事前承認またはコメントします。アジェンダツールを可視化している抜け目のないPMC議長は、取締役からの質問に対して簡単な回答や追加情報を提供できる場合、プロセスをさらにスピードアップできます。
すべてのアクティビティ（レポートの提出、承認、コメント）には、SVNリポジトリへの更新されたファイルのチェックインが含まれるため、ApacheメンバーとPMC議長はコミットメッセージで進行状況を監視できます。
会議当日、議長はアジェンダを順に実行します。点呼の後、執行役員は通常、レポートの要点を口頭で説明します。
次に、事前承認システムを使用して、毎月70件以上のPMCレポートをレビューするプロセスをスピードアップします。過半数の取締役が事前承認し、取締役がレポートにフラグを立てていないPMCレポートは、一般的な同意によって承認されます。これにより、会議では、会議前に取締役によって十分にレビューされなかった、重要な質問がある、または取締役がフラグを立てたPMCレポートに焦点を当てることができます。シェパードは、特定のフラグが立てられたレポートに関する議論を主導し、議長が会議全体に集中するのを支援します。
次に、アジェンダの残りの部分を順に進み、特別注文と決議について投票し、その後、新しい事項に関するディスカッション期間を開催したり、提出された役員レポートによって提起されたより深い質問をレビューしたりすることがあります。
会議が閉会するとすぐに、コミュニティに通知します。
議長は、会議の要点をコミッターベースに簡単に説明します。
これは、レポートが受け入れられなかったPMCレポートと、承認された特別注文（通常は役員の任命または新しいプロジェクト）のステータスに注意します。これらのレポートはすぐに有効になるためです。
書記は、個々のPMCレポートに関する取締役のコメントまたは質問を、そのPMCのプライベート@リストに直接送信し、board@リストをCCに追加します。これにより、理事会に問題がある場合、PMCが直接かつ迅速なフィードバックを得ることができます。ほとんどの場合、これらはプロジェクトに関する簡単な質問であるため、理事会はPMCからのACKまたは返信メールをboard@リストに送付することを感謝します。
フォローアップが必要な深刻な問題がある場合、理事会は取締役（シェパードまたはボランティアをする別の取締役）を割り当てて、PMCと直接協力して問題を確実に理解し、PMCが問題に対処するための措置を講じ始めるようにします。理事会は、これらの措置の結果を、翌月の会議またはPMCの次の通常の四半期レポートで聞くことを期待しています。
Apache Whimsyプロジェクトの作成により、アジェンダの作成と管理を支援する多数のツール、レポートの提出、コメント、承認のためのワークフロー機能、および現在のアジェンダと過去の会議の議事録の便利なカテゴリ別ビューを利用できるようになりました。
ほとんどの Whimsy の機能は Apache コミッターに制限されています（さらにその多くは、メンバー、役員、または特定の役員に制限されています）が、過去の理事会議事録のカテゴリ別リストは公開されています。これにより、誰でも過去の理事会を日付順、PMC 順、または主要な特別決議順に簡単に確認できます。このアクセスは便宜のために提供されています。このデータの公式/正準バージョンは、過去の理事会議事録の正式な発行物にあります。
PMC議長の理事会レポートガイドラインの詳細を参照してください。
ApacheメンバーとPMC議長は参加を歓迎します。参加を希望される方は、アジェンダにご自身を追加して、理事会にお知らせください。
事前に参加を表明することで、書記がロールコールをより迅速に処理するのに役立ちます。会議に参加できなくなった場合は、「欠席」ボタンを使用してステータスを更新してください。
「開会宣言」セクションには、電話会議のダイヤルイン情報とタイムゾーン情報、および非公式な議論に使用するチャットチャンネル情報（会議の厳密な一部ではありませんが、質問に役立ちます）が記載されています。
whimsy.apache.org/board/agendaにあるWhimsy理事会アジェンダツール（ログインが必要です）は、理事会レポートを視覚化およびコメントするための多くの方法を提供し、アジェンダの照合およびレビュープロセスを大幅に簡素化します。
ナビゲーション - ヘルプを選択するか、?キーを押してツールのヘルプを表示します。 バグの報告や機能強化の要望は Whimsy JIRA に送信してください。
理事会アジェンダツールはローカルで実行することもできます。そのアーキテクチャ概要とコードウォークスルーは、www/board/agenda/README.mdにあります。