ASFは少なくとも13ヶ月ごとに年次メンバーミーティングを開催し、そこでメンバーは新しい取締役会を選出し、新規メンバー候補に投票することができます。
メンバーのボランティアは、以下の基本手順に従って、当社の企業会議を運営しています。
このドキュメントは、ASFが正式なメンバー会議を開催する方法の概要です。ASFのメンバーである場合は、最新の詳細については、Subversionディレクトリにある今年の会議のプライベートREADME.txtを参照してください: /repos/private/foundation/Meetings/20200331/README.txt
メンバーシップは世界中に広がっているため、メンバー会議はチャットツールを使用してオンラインで3日間開催されます。会議の前半（通常は火曜日）はリアルタイムチャット（IRC）で行われ、すべてのメンバーが参加を招待されます。大規模な会議と同様に、ロールコールを行い、理事長がライブチャットウィンドウでインタラクティブに投稿された議題について説明します。過去1年間の財団の状態に関するさまざまな執行役員の高レベルの報告を確認します。会議の前半に出席できないメンバーは、委任状（他のメンバーまたは役員に自分の代わりに投票させる指示）を提出することができます。これにより、会議の定足数の確立に貢献することができます。
会議の前半の終わりに、議題には翌年の理事会の候補者、および財団の新しいメンバー候補者が記載されます。候補者が発表されると、会議は〜46時間の休会に入ります。
休会中、当社のApache STeVe投票ソフトウェアは、すべての資格のあるメンバーに安全でプライベートな電子メール投票用紙を送信します。投票はメールで40時間以上行われ、世界中のメンバーが都合の良い時間に投票できるようになっています。Apache STeVeは、すべての投票のカウントと追跡を処理し、いくつかのメンバーボランティア選挙監視員がプロセスを監督します。メンバーはApache IDでSTeVeにログインし、シンプルなWebインターフェースを使用して投票します。
投票は、会議が再開される数時間前（通常は木曜日）に締め切られ、選挙監視員が集計結果が一致していることを相互確認する機会を与えます。会議がIRCで再開すると、議長はメンバー候補投票と理事会選挙の結果を発表します。会議の後半は通常はるかに短く、前半に既に出席している場合は、後半に出席する必要はありません。
会議の直後、新しい理事会が1年の任期を開始し、アパッチは選挙を発表するプレスリリースを発行します。新しく選出されたメンバーは、彼らを推薦したメンバーから個人的な招待状を受け取ります。一部のメンバーが（まれに）新規メンバーの申請を完了しないため、新しく選出されたメンバーの名前を公表しないことに注意してください。
新規メンバーが選出されるためには、当社の定款4.1に従って、推薦に投票したメンバーからNo票よりも多い賛成票を得る必要があります。Apache STeVeは、ボランティアメンバーがプロセスを監視しながら、すべての投票追跡と集計を処理します。ASFメンバーは、投票の実施と監査のプロセスを非公開で処理します。
新規メンバー候補への投票は秘密です。投票は個人の人物に関するものであるため、投票監視員が集計結果を確認したら、結果を公表しません。
新しいアパッチメンバーの推薦を承認するかどうかの投票は、すべてのASFメンバーが決定します。既存のメンバーはメンバー候補を推薦し、なぜその候補が優れたメンバーになると思うかを述べます。推薦の秒数は非常に多く、その多くには候補者を選出すべき理由に関する個人的なストーリーも含まれています。
候補者はアパッチプロジェクトに関わっている人なので、多くのメーリングリストを検索して、候補者が過去にどのようにコミュニティに参加していたかを確認できます。PonyMailのアーカイブを使用すると、ASFメンバーはすべてのメーリングリスト（非公開のものも含む）を確認できます。
多くのメンバーは、候補者が優れたメンバーになる理由を説明する既存のメンバーからの強力な推薦声明を探しているとコメントしています。推薦ファイルに他のメンバーからの秒数が多く含まれていることも、多くの場合価値があります。
ASFは、毎年、取締役会の9つの議席すべてに候補者を選出するために、単記移譲式投票（STV）を使用しています。すべての候補者は個別に立候補します。候補者のリストやブロックはありません。ASFメンバーのみが取締役選出のために人々を推薦できます。そして、今日まで、すべての候補者はすでにASFメンバーです。
STVは、小さく、一貫性のある有権者が取締役を選出するのに役立ちます。この投票集計設計は、有権者が実際の要望を表明するのに役立ち、「戦略的な投票」を減らします。
最も重要なことは、希望の実際の順序で投票することです！あなたの最初の希望を理事会に選出するためにあらゆる努力が払われています。1位票は、残りの投票よりも著しく重要です。アルファベット順に投票する場合（過去の投票で行われたように見える人もいます）、Awful氏やBeastly氏のような名前の理事会を望んでいるという強いシグナルを送ることになります。おそらくあなたが意図したものではないでしょう。Apache STeVeツールは、これを支援するために候補者に割り当てられた文字をランダム化します。
STVの集計には、Meek's Methodを使用しています。技術的な詳細は、Apache STeVeプロジェクトコードにあります。これはもちろん、独自のアパッチプロジェクトです。
STVの投票集計はループで進みます。理事会候補が選出されるのに十分な投票を獲得するたびに、ループは名前を返します。プロセスは、各投票用紙に示されている1位の候補者に投票用紙を割り当てることから始まります。集計が進むにつれて、投票用紙は再割り当てされます。時には、誰かが選出されないことを認める必要が生じます。その時点で、STeVeは彼らの投票用紙を再割り当てします。候補者が選出されると、選出されるのに十分な投票用紙のみを保持します。STeVeは、他の投票用紙をその投票用紙に示されている下位の優先度に再配布します。
このYouTubeビデオは、楽しい紹介を提供します。動物界の政治：単記移譲式投票。こちらには、2位、3位などの投票がどのように割り当てられるかの短い説明があります。ウィキペディアには、単記移譲式投票の概要があります。
明らかに、誰に投票するかを決定するのは、各ASFメンバー次第です。すべてのメンバー（および理事会のすべての候補者）が個人として行動することが期待されるという事実は、当社のコーポレートガバナンスが他の企業の議題や人々の雇用主に決して依存しないことを意味します。理事会の独立性は、ASFが長年にわたって成功を収めてきた重要な要因です。